¿Biometría, papel o aplicaciones para el control horario?

Excel, Papel, Apps, Lectores por sistemas de Biometría por captura de huella o reconocimiento facial y Dispositivos RFID como llaveros, tarjetas y pulseras.

Esta es la pregunta que se hacen ahora miles de empresarios y autónomos con personal contratado.

La respuesta es de suma importancia porque el uso inadecuado de un sistema puede terminar en sanción.

¿Cuál de estos sistemas debería usar en mi empresa?
¿Podría incurrir en alguna ilegalidad usando estos sistemas?
¿Existe una comparativa Precio/Seguridad/Opciones?

El uso de algunos de los sistemas que están proliferando podría ser una trampa. Por el desconocimiento de los aspectos legales, tratando de cumplir con la ley podríamos incurrir en la violación de otra aún más grave.

-CEO de Controlador de Presencia

Biometría y otras Opciones para llevar el control horario

Comparativa de sistemas Biométricos, en Papel, Excell, Aplicaciones y RFID

Explicamos los puntos débiles de la mayoría de los sistemas usados en el mercado para mostrar por qué Controlador de Presencia recomienda el uso de Sistemas RFID y desaconseja en general la implantación de los demás sistemas, salvo para determinadas aplicaciones.

Libro de Firmas en Papel

Inconvenientes del registro de Firmas en papel:

Dificultad de control de los datos. Es difícil visualizar las jornadas, hay que tener en cuenta las pausas, jornadas partidas, etc.
Consume más tiempo a la gerencia que cualquier otro sistema: Sumar las fracciones horarias y pausas es complicado en el sistema sexagesimal. Hay pausas, salidas, etc. Además Hay que estar llevando esos documentos a la gestoría cada mes.
Todo ello hace imposible visualizar el funcionamiento de los empleados sin invertir un tiempo excesivo e innecesario.
Riesgo de Sanción por exceso horario. De la dificultad anterior se deriva el riesgo de excederse de las horas de trabajo.
Desconocimiento de la jornada real. Si el trabajador acumula minutos de ausencia, por entrar 5 minutos tarde o salir unos minutos antes, el sistema no lleva el sumatorio de los tiempos de trabajo no cumplidos.
El archivo y la disponibilidad de los registros durante 4 años es un engorro.

Siendo francos, ¿quién va a estar sumando los tiempos para garantizar que un trabajador no exceda las horas legales de su contrato?, ¿Es gratis tener a un apersona llevando ese registro y supervisándolo?

Libérate de tanto papeleo innecesario y de estar velando continuamente por el cumplimiento del control horario por menos del coste de una hora de trabajo mensual.

Go Time libera a la empresa...y a su gestoría

Si eres empresario...

Olvídate de métodos engorrosos y que no te protegen realmente. Controlador de Presencia recomiendo el uso de Go Time. Por sólo 10 € al mes Go Time controla hasta 10 trabajadores.

Su precio representa el coste de una solo hora de trabajo de un empleado. ¿Verdad que es más rentable y además más seguro?

Si eres gestor...

Olvídate de estar detrás de tu cliente para que cumpla con el registro horario. Deja de desperdiciar tu tiempo en recibir cada mes el registro y verificar que sea correcto, porque Go Time te lo manda de forma automática y tiene programadas la alertas.

Aumenta la seguridad de tu cliente con Go Time, pues contabiliza los tiempos de trabajo para que no excedas de las horas declaradas y permite programar alertas.

No dediques más tiempo a tareas automatizables y aumenta en tranquilidad

Plantillas en Excel

(Sistema de registro en Excel sin entrada de datos automatizada por Biometría ni Sistemas RFID)

Inconvenientes de Excel para el control horario:

Básicamente los registros en Excel tienen inconvenientes similares a los de registros en papel, aunque con algunas variaciones:

Se lleva manualmente y consume tiempo a un empleado
Requiere a un responsable con acceso al ordenador siempre disponible.
No envía los datos de forma automática a la gestoría.
Un excel salvo programación profesional no realiza el sumatorio de las jornadas
No evita el riesgo de sanción por exceso de horas trabajadas
Riesgo de que se machaquen los datos y se pierdan registros.
Riesgo de Sanción por no aceptarse nuestra hoja al no reflejar la hora de la toma del registro de modo que cumpla el requisito de no ser manipulable a posteriori.
Es un sistema engorroso para acumular 4 años de registro manteniendo la fácil accesibilidad a un periodo concreto.

Controlador de Presencia no recomienda el sistema de gestión de Control Horario en Excel. no obstante, facilitamos en este enlace la descarga de diferentes modelos gratuitos de plantillas de control horario de trabajadores para quien desee optar por este medio.

Descarga de Plantillas en Excel GRATIS para Control Horario.

Aplicaciones para Móvil

El principal inconveniente de usar Apps móviles es que existen no pocas polémicas en torno al uso de dispositivos que pertenecen a los empleados y son para uso privado.

Estos sistemas sólo serían recomendables en el caso de que la empresa proporcione teléfonos a los trabajadores, de modo que estos no usen sus propios terminales personales para el control.

En caso de usar los teléfonos particulares de los trabajadores, estos podrán exigir en cualquier momento o tras su despido una compensación económica.

Generalmente las aplicaciones móviles no usan la identificación mediante sistemas de biometría, por lo que las precauciones recomendables respecto al uso de estos sistemas la explicamos en otro subtítulo.

El uso de apps para control horario, según explica Nunila Mora, abogada laboralista, a 20minutos: «Es legal si la aplicación se instala en un dispositivo de empresa e ilegal, si el trabajador se niega a ello, en un dispositivo de carácter personal».

20 minutos

«La empresa tiene que asegurar al trabajador la ajenidad en los medios. Si no tuviesen esa ajenidad serían trabajadores por cuenta propia», detalla al respecto esta abogada. «Pongo un ejemplo, si un trabajador necesita obligatoriamente un ordenador para ver su nómina, la empresa está obligada a proporcionarle uno para que pueda acceder a ella», relata.

20 minutos

En el caso de España, por ejemplo, hay una sentencia pionera de la Audiencia Nacional que rechazó que Telepizza pudiera obligar a sus repartidores a instalar en su móvil personal un sistema GPS para utilizarlo durante su jornada de trabajo. No es del todo lo mismo, pero va en la misma línea que obligar a los trabajadores a instalar en sus móviles una aplicación para controlar su jornada laboral.

Ver más en: https://www.20minutos.es/noticia/3644242/0/registro-jornada-laboral-app-movil-personal/#xtor=AD-15&xts=467263

Una de las Apps más descargadas para control de presencia es la de Intratime. Puede hacer click en la imagen para ver una comparativa entre Intratime y Go Time.

Lectores de Biometría

El uso de sistemas biométricos para el control horario existe desde hace años, pero no cuenta por el momento con la suficiente consolidación legal. Por tal motivo se dan situaciones complejas en algunas de las empresas que han abogado por estos métodos.

¿Puede la empresa obligar al trabajador a cederle datos biométricos como su huella o su iris?

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) considera que la información biométrica tiene la condición de carácter personal, por lo que su tratamiento debe ajustarse al reglamento de la Unión Europea de protección de datos, según explica Sergio Sanfulgencio, asociado principal del área de propiedad intelectual de Cuatrecasas.

Antes de usar métodos de reconocimiento facial, huella dactilar o cualquier otro sistema biométrico es recomendable el asesoramiento legal de un abogado quien tratará de que la empresa tome ciertas precauciones y le informará de los límites de uso y de las responsabilidades en que pueda incurrir la empresa.

¿Se requiere el consentimiento informado EXPRESO del trabajador para usar su huella como medio para fichar?

Si. Dado que el nuevo reglamento de protección de datos personales LOPD considera los parámetros biométricos datos especialmente sensibles.

Al margen de las implicaciones legales del uso de parámetros de biometría, la empresa a de tomar en consideración el gran recelo que este sistema ocasiona a los trabajadores. No son pocos los trabajadores que plantan oposición al uso de tales sistemas.

Finalmente, hay personas con las que estos sistemas no funcionan demasiado bien. Se dan casos en que los trabajadores tienen sus huellas algo borradas o desgastadas y los sistemas de mala calidad fallan al leerla. Este efecto puede minimizarse con equipos de marcas líder, aunque su precio se dispara.

Sistemas RFID

Controlador de Presencia recomienda únicamente el uso de Sistemas RFID de Go Time para llevar el control horario.

¿Por qué sólo se recomienda el uso de Sistemas RFID?

A diferencia de los sistemas anteriores, los sistemas RFIF de Go Time rebosan de ventajas y dan protección a la empresa:

Están en permanente actualización de acuerdo a la legalidad vigente
Carecen de las implicaciones legales de los sistemas de Biometría, pues el fichado de entrada y salida se realiza con un llavero, pulsera o tarjeta proporcionado por la empresa.
Garantiza la ajenidad de los medios para fichar, como requiere el ordenamiento jurídico, al no usar el teléfono personal del trabajador.
Protege contra reclamaciones, sanciones e indemnizaciones debidas a los aspectos desarrollados en este artículo.
Es fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori, como exige el Real Decreto Ley.
Respetará los derechos de los trabajadores a la intimidad (art. 20 bis del ET).
Es un sistema que libera a los responsables automatizando los sumatorios, generando alertas ante excesso horarios, y enviando de forma automática los datos a la gestoría.
Su gestión ahorra muchas horas y problemas por lo que cuesta una hora de un solo trabajador una vez al mes.

¿Qué son los Sistemas RFID de control horario?

Es el uso de tarjetas, llaveros o pulseras para fichar acercándolas a un lector RFID. Estos sistemas están gestionados por Go Time, el software líder en España en control horario.