La Guía Definitiva Sobre Control Horario de Presencia

El Control o registro horario de Presencia es ya una realidad para España. Es obligatorio desde mayo de 2019 para la inmensa mayoría de los trabajadores.

Guía sobre Control de Presencia:

¿Qué es el control de presencia?
¿Cuál es la sanción?
¿Cuál es la base legal?
¿Qué trabajadores están obligados?
¿Cómo afecta a quienes trabajan en la calle o a distancia?
¿Quienes no están obligados al control horario?
¿Cuales son las opciones para cumplir con el control horario?
¿Cómo llevarlo de forma Sencilla, Barata y Eficaz?

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¿Qué es el control horario?

El control de presencia laboral consiste en llevar el registro de las horas realmente trabajadas por los empleados. Salvo algunas excepciones que explicamos más adelante, aplica a todos los trabajadores en régimen general y también al régimen especial agrario. Esta obligación no aplica a los trabajadores autónomos, pero si a los empleados de estos.

El software para control de personal lleva el registro de las horas realmente trabajadas por cada empleado. Con algunas excepciones, se aplica a todos los trabajadores en régimen general y también al régimen especial agrario. No se aplica a los trabajadores autónomos, pero si a sus empleados.

Qué exige la ley

La ley exige que se lleve un control de la hora de entrada y salida diaria de todos los trabajadores, incluidos aquellos que estén en régimen de teletrabajo y horario flexible. Según el gobierno, el objetivo del control de horario de trabajo es combatir el fraude, la precariedad laboral y las horas extra abusivas o no cotizadas.

La normativa no especifica de qué manera exactamente debe realizarse este registro. Por lo que es muy previsible que tras la primera oleada de inspecciones, la Tesorería General de la Seguridad Social vaya marcando la pauta. Puede que esto suceda incluso a golpe de sanciones, pese al inicial vacío legal que permite suponer que puede hacerse de cualquier manera. En principio este registro puede llevarse de forma manual mediante una hoja de formas en papel, o en excel u otro medio.

Requisitos del control de presencia:

Debe conservarse durante 4 años
Estará a disposición de los trabajadores, sindicatos e Inspección de Trabajo.
Incluirá la hora de entrada y salida.
Ser fidedigno, consultable e inmodificable a posteriori.

La Inspección será implacable con el control horario y exigirá un registro «objetivo y fiable»

El Ministerio de trabajo recuerda a los inspectores que es un «deber» de las empresas llevar el registro y que ya pueden sancionar.

¿Cómo se hace el registro horario?

El registro diario deberá contener, por expresa mención legal, “el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora”.

Es conveniente llevar las pausas diarias para eludir la presunción de que todo el tiempo que media entre el inicio y finalización de jornada registrada constituye tiempo de trabajo efectivo.

Cuando las pausas son claras y predeterminadas el registro diario podrá excluirlas del computo de tiempo de trabajo por existir certeza y seguridad jurídica del tiempo realmente trabajado. Los empleados que realizan su trabajo fuera de su centro de trabajo, pernocten fuera o no, deberán también usar un sistema que registre las horas de trabajo efectivo sin incluir los periodos de disponibilidad.

¿Cómo llevar el control horario diario?

Se llevará a cabo día a día
Incluirá registro del inicio y fin de jornada.
Será válido cualquier sistema,
Fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori,
Respetará los derechos de los trabajadores a la intimidad (art. 20 bis del ET).

La guía publicada por el ministerio de trabajo en Mayo de 2019 explica: “La información de la jornada debe documentarse en algún tipo de instrumento escrito o digital, o sistemas mixtos, en su caso, que garanticen la trazabilidad y rastreo fidedigno e invariable de la jornada diaria una vez de registrada.”

¿Cómo conservar el registro horario?

Se conservará durante 4 años.
Es válido cualquier medio de conservación
Se conservará el registro diario y no sólo la totalización
Debe garantizar su conservación, fiabilidad e invariabilidad a posteriori.

¿Puede la empresa fijar unilateralmente sistemas propios de Control Horario?

Sí, dentro de ciertos límites. Esto hace posible que el sistema de control de presencia se adapte a las especificidades de cada empresa, así como sus condiciones particulares, horarios flexibles, pausas, y demás peculiaridades de los puestos de trabajo.

La negociación colectiva o los acuerdos de empresa son el medio en general para fijar el modo de control de presencia.

A falta de acuerdo o convenio colectivo, la empresa fijará el sistema de control horario, estando obligado a consultar a los representantes de los trabajadores. Si no existieran tales representantes ni estuviera previsto por un convenio colectivo, corresponderá únicamente a la empresa fiar el sistema de control de presencia.

¿En qué sentido deben estar disponibles los datos de control horario?

Los datos estarán físicamente en el centro de trabajo, o podrá accederse a estos de manera inmediata desde el mismo. La disponibilidad no implica que haya que repartir copias necesariamente a los trabajadores o sus representantes, pero si la posibilidad de que los registros puedan ser consultados por estos

¿Implica entregar copias de los registros a los empleados o a sus representantes?

La ley referente al control de presencia no implica necesariamente que se manden las copias de los registros, pero si que estén siempre disponibles a lo largo de 4 años.

¿Y si te pilla la inspección sin Control de Presencia?

Sanciones previstas en el estatuto de los trabajadores relacionadas con el control horario:

- Leves: de 60 a 625 €
- Graves: de 625 a 6.250 €
- Muy Graves de 6250 a 187.515 €

El sistema de control de presencia de trabajadores empleados por la empresa debe incluir alarmas que eviten traspasar ciertos limites:

- Un trabajador de hasta 18 años, no puede trabajar horas extra
- Máximos de horas diarias, semanales y mensuales por trabajador.
- Otras regulaciones sectoriales y por convenios colectivos que deben recogerse en la hoja de control horario y de asistencia laboral.

¿Es previsible que la inspección de trabajo se cebe a sanciones?

Aunque según la señora Magdalena Valerio, ministra de trabajo las empresas han dispuesto de 2 meses para adaptarse al decreto, y sin embargo han parecido esperar al último momento. Reconoce que aún existen muchas dudas y declara que en los primeros momentos la inspección de trabajo actuará “con cabeza, mesura y sentido común”.

¿Puede la empresa fijar unilateralmente sistemas propios de Control Horario?

La negociación colectiva o los acuerdos de empresa son el medio en general para fijar el modo de control de presencia.

Dadas las sanciones de la inspección que se están produciendo, cabe esperar que esto sea solo “un aviso”. De este modo, las empresas «se pondrán las pilas» en el cumplimiento del real decreto, que además buscará un mayor calado mediante la reforma legislativa del Estatuto de los Trabajadores, para lo cual ya existe un borrador.

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Evita Sanciones por muy poco dinero

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¿Qué trabajadores están obligados al registro horario?

De acuerdo al art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores el control de presencia se aplicará a:

Todos los trabajadores.
A todas las categorías y grupos profesionales.
A todos los sectores de actividad.
Trabajadores Móviles (Mas información en apartado 5)
A todas las empresas con independencia de su tamaño.
Las horas extra no están incluidas por el real decreto, pero si por la legislación anterior, por lo que se puede llevar el registro con el mismo sistema o con otro sistema paralelo, siendo lo mas recomendable usar el mismo sistema para facilitar el control.

Con las excepciones que explicamos en el punto 6 de esta guía.

¿Cómo afecta el Control horario a trabajadores sin lugar de trabajo fijo?

¿Es obligatorio por ejemplo en construcción, comerciales, vendedores ambulantes, trabajadores agrícolas y otros sectores?

Si. El control horario de presencia es obligatorio también en el caso de:

Empleados “móviles”
Comerciales
Trabajadores temporales
Resto de ocupaciones que no se llevan a cabo dentro de un establecimiento fijo o centro de trabajo de la empresa
Horario Flexible
Trabajo a Distancia
Teletrabajo

El registro horario es obligatorio también en estos casos y no supone por ello una limitación para estas formulas de trabajo.

Es posible compensar las jornadas más largas de unos días con otras más cortas de otros días, y de ese modo que estas horas adicionales no tengan que computarse como horas extraordinarias, siempre que el sistema de control horario permita visualizar que en cómputo global, el trabajador está realizando mensualmente la jornada mensual ordinaria.

En estos casos el control horario de horas trabajadas puede hacerse mediante sistemas telemáticos o similares, siempre que cumplan con lo requerido por el real decreto para el registro y la conservación de los datos.

¿Hay trabajadores no obligados al control horario?

Según la guía de aplicación de la ley de control de presencia, publicada el 13 de mayo de 2019 por el ministerio de trabajo el registro horario no es obligatorio en los siguientes casos:

Trabajadores Autónomos
Personal de alta dirección contemplado en el art. 2.1.a)ET
Trabajadores “móviles” de determinados transportes por carretera, que están bajo una regulación paralela mediante tacógrafo.
Marina mercante.
Transporte ferroviario transfronterizo.
Los empleados a tiempo parcial, por estar ya estaban bajo obligación de registro por el art. 12.4.c) ET.b)
Trabajadores de cooperativas, salvo remisión expresa, dada su relación de trabajo societaria.

Sin embargo SÍ aplica a personal que no es de alta dirección incluso en los casos:

Tengan un pacto de régimen de libre disponibilidad del tiempo de trabajo.
Estén obligados a una disposición plena de horario.

¿Están obligados al control horario de presencia los trabajadores a tiempo parcial?

Si. Aunque no están incluidos en la obligatoriedad por el real decreto, ya lo estaban por la normativa legal anterior. Así que, deben llevar el control también, y pueden hacerlo con un sistema paralelo o con el mismo que para el resto de trabajadores.

1.- Trabajadores de ETT:

El art. 15.1 de la Ley 14/1994, de 1 de junio, que regula las ETT aclara que las facultades de dirección y control de la actividad laboral serán ejercidas por la empresa usuaria y estará obligada al registro diario de la jornada establecido en el art. 34.9 ET. La ETT y la empresa usuaria deben establecer los procedimientos de aportación de los registros para el cumplimiento de sus obligaciones.

2.- Trabajadores Subcontratados:

Dado que el control de la actividad permanece en la empresa subcontratista, verdadera empleadora, esta será la responsable del registro horario. Sin embargo, cuando los trabajadores de la contratista prestan actividad en la empresa principal, ambas empresas podrán acordar cómo realizar el control de presencia, aunque la empresa contratista será la responsable de la custodia de los registros.

Cómo llevar el control presencial de forma Sencilla, Barata y Eficaz?

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Actualizaciones del sistema a la legalidad vigente, programación
Mantenimiento: cambios en los llaveros, tarjetas o relojes de fichar.
Opcional: Custodia de datos durante los 4 años que marca la ley.

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Dispositivos para control de presencia:

Reloj Fichador

Este sistema permite que cada usuario una pulsera impermeable que actúa como reloj manual de fichar en linea. El día que hacemos la integración un técnico le ayudará de forma gratuita a vincular con sencillez cada reloj a un usuario.

Llavero Fichador

El sistema mediante llavero es mas barato que el reloj fichador y ademas tiene la ventaja de que es mas difícil olvidarlo en casa, pues a diferencia de un reloj o pulsera, que el usuario se quita cuando llega a casa, el llavero siempre se lleva encima.

Al igual que el reloj de fichar, el llavero tampoco requiere baterías. Nuestros llaveros fichadores son resistentes al agua y soportan una gran amplitud de temperaturas.

Sensor lector de Huella Dactilar y otros sistemas de Biometricos de control de presencia.

El sistema de control de presencia mediante huella dactilar no es la opción más recomendada. Requiere el consentimiento informado del trabajador. Por el momento, la ley no exige que el sistema se base en la lectura unívoca de parámetros biométricos, como la huella, la retina o la voz.

A los empleados suele incomodarles dar tales parámetros a la empresa, y más aún cuando se trata de pequeñas empresas. Además, hay personas que por su trabajo, tienen las huellas más borradas de lo necesario y el sistema podría fallar con tales personas.

Software de Control de Presencia

Constante actualización a las leyes laborales y al estatuto de los trabajadores

El software de control de presencia y horario «Go Time» es de código abierto para aplicar las adaptaciones a las nuevas leyes y aplicarlas gratis a nuestros clientes. A diferencia de otras aplicaciones de registro de asistencia y control de trabajadores, «Go Time» siempre está actualizado y es muy sencillo de instalar y configurar.

Mas que un programa gratuito de control online

Frecuentemente los usuarios tratan de buscar un programa gratis para cualquier aplicación. No obstante, en el caso del sistema de control de acceso de personas al trabajo, no hay programas gratuitos suficientemente completos y adaptados a la ley entrada en vigor recientemente.

Junto con el programa de control horario, se incluye un kit de accesorios para montar la máquina de fichar en el trabajo al mejor precio, pues aprovechamos tu TPV como unidad de procesamiento de datos. A partir de mayo de 2019, todas las empresas españolas con trabajadores están obligadas a establecer un sistema de control del horario realmente trabajado por sus empleados en nómina.

El Control de Presencia Laboral puede realizarse por multitud de sistemas:

Biométricos,
Papel,
Excel,
Aplicaciones para móvil,
Pulseras y Llaveros RFID.

El ordenamiento jurídico en materia de registro horario a evolucionado con celeridad durante el último semestre. Muchas gestorías apenas han tenido tiempo de examinar a fondo las opciones y presentar a sus clientes la más conveniente.

Control horario en papel, excel, apps y sistemas biométricos

¿Cúal de estos sistemas debería usar cada empresa?
¿Podría incurrir en alguna ilegalidad usando estos sistemas?
¿Existe una comparativa Precio/Seguridad/Opciones?

Le invitamos a ver en las siguientes entradas por que antes de decantarse por cada una de las opciones del mercado. Lo primero no es considerar el precio del dispositivo, sino los aspectos legales que implica cada tipo de sistema.

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Cumple con las pautas recientes de la última guía publicada por el ministerio de trabajo en materia de control horario de trabajadores.

Sistemas de Registro Horario RFID:

Por qué usar sistemas RFID para el control horario de los trabajadores

Los dispositivos RFID son muy económicos y sencillos de programar. Se trata de llaveros, tarjetas o pulseras. Siendo el más recomendable el llavero. A diferencia de la pulsera, que el trabajador se la quita en casa y la olvida, el llavero siempre se lleva encima.

Además el sistema permite al administrador fichar manualmente en caso de que el empleado olvide el llavero, lo cual no será muy frecuente. Dada la complejidad legal de implementación de los sistemas biométricos de control horario, tales como lectores de huella, iris, o reconocimiento facial, su uso está más orientado a empresas grandes con cientos de empleados.

En el caso de una pyme, con pocos empleados, un sistema por biometría no es lo más recomendable. Vea el artículo «Reconocimiento Facial» para conocer el listado completo de requisitos legales para que la empresa se cubra las espaldas ante sanciones y demandas. Para una PYME lo caro no es el dispositivo fichador, sino los requisitos legales para hacerlo bien.

En el caso del uso de listas de firma en papel o excel hay problemas de control, archivo y custodio que se describen en el artículo «¿Biometría, Papel o Aplicaciones para el Control Horario?«. Este artículo también muestra los inconvenientes para la generalidad de empresas, de los demás sistemas ampliamente usados.

El control horario es obligatorio en el trabajo:

La ley marca la obligatoriedad para la empresa de mantener un registro de entradas y salidas de los trabajadores. El registro de la jornada laboral diaria debe corresponder, salvo cierto margen de flexibilidad, con el horario laboral de cada empleado.

También para trabajadores en jornada completa:

Antes de la entrada en vigor del real decreto, el control horario de lso trabajadores se aplicaba especialmente a los trabajadores a jornada parcial. A partir de 2019, el registro de horas trabajadas aplica tanto a jornada de trabajo a tiempo parcial como completa.

Más práctico que excel:

Lo más recomendable es que el control horario de todo tipo de jornadas a tiempo parcial o completo se lleve de forma automatizada. Esto permite enviar el archivo tanto al trabajador como a la gestoría o a la inspección de trabajo.

El Sistema Go Time facilita guardar los registros durante 4 años, como marca la reforma de la ley laboral.

Afecta al teletrabajo:

Los trabajadores en régimen de tele-trabajo también están incluidos en la obligatoriedad del control horario laboral. En este caso la empresa dispondrá de opciones que le permitan al empleado, fichar a distancia. En lugar de un reloj o llavero para fichar, el empleado podrá usar aplicaciones de control de horas de trabajo para ordenador o celular proporcionadas por la empresa.

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¿Qué es Control de Presencia?

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Testimonios de clientes

La Fábrica del Parquet

En la fábrica del parquet usamos Go Time como sistema de control de presencia por la comodidad de aplicación de este sistema. Nuestra empresa cuenta con instaladores en Sevilla, los trabajadores acuden directamente al lugar de instalación de parquet o laminado en Sevilla o los pueblos de la provincia y es difícil disponer de un sistema de control de presencia que se adapte a esta necesidad. Go time nos permite gestionar el control de horas de trabajo de nuestros instaladores, mozos de almacen acuchilladores y demás personal de la Fábrica del Parquet de Sevilla.

Alejandro Henrry – Ceo de La Fábrica del Parquet

lafabricadelparquet.com